Styret/PR

From Programvareverkstedet
Jump to navigation Jump to search

Personen som er PR-ansvarlig har overordnet ansvar for å gjøre PVV kjent for omverdenen og stille organisasjonen i et godt lys. Dette kan innebære mye, og kan endre seg over tid. Eksempler på ansvarsoppgaver kan være design av plakater, posting av announcements, arrangering av stand, og produksjon av promovideo. Denne artikkelen er ikke ment å være en utfyllende liste over oppgaver, men heller en guide med eksempler på noen av de vanligste oppgavene til PR-ansvarlig.

Generelle arrangement

Når PVV holder arrangement, er det vanligvis PR-ansvarlig som sprer ordet om dette. Det er i all hovedsak fire kanaler det informeres gjennom:

  • Discord, i "announcements"-kanalen
  • Aktive-mailinglisten
  • Facebook
  • Hendelseskalenderen på PVV side hjemmesider (via admin-grensesnittet)

Husk å oversette til engelsk!

Når du annonserer arrangement, gjerne ha med følgende:

  • Beskrivelse
  • Sted, gjerne med MazeMap-link
  • Tid

Kurs

Error creating thumbnail: sh: /usr/bin/convert: not found Error code: 127
Eksempel på kursplakat.

Produksjon av plakater

PR-ansvarlig har ansvar for å produsere plakater. Dette arbeidet innebærer litt kommunikasjon med kursansvarlig. PR-ansvarlig får tilsendt kursbeskrivelse, enten fra kursansvarlig eller fra kursholder selv (det er kursholders ansvar for å sørge for at dette skjer). PR-ansvarlig skal også få tilsendt dato, tid, og rom fra kursansvarlig. Alt dette skal brukes på plakatene, sammen med kursbeskrivelse og et lite bilde.

Maler ligger på Gogs-en, i en egen PR-mappe. Malene er i Photoshop-format og kan endres i Photoshop. Eventuelt kan man bruke Photopea, som er en gratis web-basert løsning som kan redigere psd-filer.

Printing av plakater

PVV har en avtale med CopyCat om rabatt ved plakatprinting. De holder til i Professor Brochs gate 2. PR-ansvarlig eksporterer plakatfilen til PDF, legger den på en minnepinne, og tar denne med til CopyCat. Der sier man at man er fra Programvareverkstedet, og at man vil printe plakater i A3-format. Vanligvis bestiller vi ca. 30 stk, men dette kan også endres ved behov. Ved betaling, gjerne spesifiser at vi har en avtale med dem om rabatt.

Oppheng av plakater

Ta med plakatene til PVV, så skal de henges opp. Dette kan gjerne PR-ansvarlig delegere til andre. Generelt sett er det lurt å henge dem opp siste mandag før eventet, siden mange av tavlene på campus ryddes mandag morgen. Dette bør også tas litt på skjønn - er det et event på f.eks. en onsdag, kan det være hensiktsmessig å henge dem opp uken før, rett og slett fordi mandag til onsdag er ganske lite tid for folk å se plakatene og planlegge rundt eventet det gjelder.

Plakatene henges opp på strategiste steder på campus, f.eks. (i synkende prioritet):

  1. Stripa! Både på våre egne tavler i 1. og 2. etasje, og på felles oppslagstavler i 1. etasje
  2. Realfagsbygget - ved kantinen, ved hovedinngangen, utenfor R1, og i gangene ved A3 og A4
  3. El-bygget, fellestavler
  4. IT-bygget, ved inngangen
  5. El-bygget, oppslagstavlen til Omega Verksted
  6. Kjelbygget
  7. Gamle fysikk

Ta med teip og stiftemaskin! Selv om plakatene på Stripa er høyest prioritet, skader det ikke å ta dem til slutt. Resterende plakater etter de andre faste stedene kan gjerne gå hit - bare sørg for å ha litt igjen ;)

Merk også at det er noen steder vi ikke har tillatelse til å henge opp, blant annet:

  • Oppslagstavler og lokaler til andre linjeforeninger og organisasjoner. Merk at unntak har blitt gjort, da med eksplisitt tillatelse fra organisasjonen(e) det gjelder (f.eks. plakater om LaTeX-kurs til fysmat og bachelor matte). Denne regelen gjelder også organisasjoner som har overlappende interesser som PVV, f.eks. Make og Hackerspace.
  • Generelt sett vegger og andre overflater som ikke er oppslagstavler, både innen- og utendørs

Spre ordet!

Dette kan også delegeres til kursansvarlig. Akkurat som andre arrangement, skal dette kommuniseres om på våre kommunikasjonskanaler (se #Generelle arrangementer).

Stand

PR-ansvarlig har vanligvis hatt overordnet ansvar for stand. Dette er ikke ment å gjøres alene - her må det delegering til! Prøv å få medlemmer til å stille f.eks. ei uke i forkant. Utstyr som ofte brukes på stand er:

  • Bord til å ha rekvisikker på
  • Telt
  • Roll-up
  • Minifigurer
  • Rare rubiks-"kuber"
  • Terninger
  • Brettspill
  • Gammel server

Av erfaring er flyers en stor suksess. Disse har pleid å være i A5-størrelse, med to stk printet på A4-ark. Det er en god idé å printe dobbeltsidig, med norsk på den ene siden og engelsk på den andre. Det har skjedd at vi har delt ut nesten 1000 flyers på to dager, så print mange!

Tidligere har man også stilt med dinosaur-kostyme, som ser ut til å ha vært en suksess :)

Film og foto

PR-ansvarlig tar gjerne på seg ansvar for å fotografere events. PVV har ikke et eget fotokamera, tidligere har dette vært opp til PR-ansvarliges personlige utstyr. Mer at man trenger absolutt ikke å kjøpe speilrefleks-kamera eller mer for å være PR-ansvarlig, vanlig mobilkamera holder plenty. Hvis man har et mer fancy kamera skader det så klart ikke å bruke dette heller.

Disse bildene lastes gjerne opp til Gogs og til nettsiden. De beste går til forsiden, disse pluss andre gode bilder går til galleriet. De til forsiden croppes til 1920x1080. For å laste dem opp trenger man ytre rotpassord. Hvis du ikke har det, spør enten et driftsmedlem om hjelp, eller bli medlem av drift selv ;) Åpne et kommandovindu, navigér til mappen der bildet ligger, og bruk følgende kommando:

scp image_file_name.jpg root@spikkjeposche.pvv.ntnu.no:/usr/local/www/www_pvv_ntnu_no/www/galleri/bilder/slideshow

Du blir deretter spurt om rotpassord.

Vi har også produsert promofilmer tidligere. PR-ansvarlig har overordnet ansvar for at dette skjer, men her må også mye delegeres! Her står man fritt til å gjøre hva man vil. Eksempler på tidligere promovideoer ligger på vår YouTube-kanal for inspirasjon ([1]).

Når det gjelder programvare, har man en rekke alternativer:

Kommersielle alternativer
  • Adobe Lightroom - råformatbehandling
  • Adobe Photoshop - generell bildebehandling
Gratisalternativer

Gruppebilde

Dette er et årlig arrangement, der man prøver å samle så mange medlemmer som mulig for et årlig gruppebilde. Dette er ment å pryde veggene våre, slik at både deltakerne og kommende generasjoner kan se tilbake på tidligere års medlemmer. Det kan også postes på sosiale medier og/eller interne kanaler. Her er det et poeng å legge datoen til en tid der det er sannsynlig at mange ikke har planer. Et eksempel kan være helt i begynnelsen av vårsemesteret, etter at folk har kommet tilbake til byen og før fag og innleveringer begynner for fullt. Annonsér i god tid, gjerne noen måneder i forveien!

Sosiale medier

PVV har en Facebook-side. Utover vanlige arrangementer, oppfordres det til å legge ut andre ting som skjer på PVV (f.eks. "vi har holdt stand", "vi har kjøpt bok, kom og les", etc.) PR-ansvarlig burde også ha tilgang til YouTube-kontoen, i de tilfellene vi laster opp videoer. Eksempler på ting som kan lastes opp her er promovideoer og opptak av ITGK-teorikurs.

Fadderperioden

Fadderperioden er antakeligvis den viktigste enkeltperioden i året hva gjelder PR. Her kommer det mange nye studenter som er helt nye til byen og universitetet, som ikke har etablert seg og funnet sine tilhørigheter enda. Her er det viktig å spre ordet tidlig! PVV har pleid å arrangere alkoholfri fadderperiode, her er det ofte mye av det ovennevnte på en gang. Ofte er det litt spesielle plakater som skal lages (vi hadde f.eks. en egen plakat for D&D i fadderperioden 2021).

Mer info om tidligere fadderperioder (bl.a. erfaringsdokumenter) ligger her.