Styret/Kasserer

From Programvareverkstedet
Jump to: navigation, search

Generelt råd til kasserer: Se Tidligere styrer for å finne ut hvem som har vært kasserer før og som du dermed kan plage med alle slags spørsmål om kasserervervet.

Regnskap

Regnskap føres i Gnucash. Regnskapsfilene ligger i `kasserer/regnskap` i styrets endringslager som kan hentes fra https://dev.pvv.org/svn/styret.

Følgende oppsett av Gnucash må gjøres for hver bruker: Slå av filkomprimering (for å få filer som oppfører seg pent i versjonskontroll), dette gjøres under `edit -> preferences -> general`.

Det kan være lurt å lese om dobbel bokføring i Gnucash-manualen. En kort oppsummering er at alle transaksjoner til og fra PVVs konti føres i regnskapet som transaksjoner mellom faktiske konti og inntekts- og utgiftskonti. På den måten holder gnucash oversikt på hvor mye de forskjellige inntekts- og utgiftskategoriene utgjør av regnskapet.

Bilag (kvitteringer o.l.) merkes med nummer og settes pent inn i en perm. Nummeret føres opp i feltet merket num når transaksjonen gjøres i gnucash.

For brukerkontingent og diskkjøp er det vanlig å føre opp brukernavn i beskrivelsesfeltet for transaksjonen. Dette gjør det enkelt for kasserer å senere sjekke at transaksjonen er gjennomført, og blir også vitalt for brukerdatabasen.

Det er hendig å kjenne til at man kan splitte transaksjoner, for eksempel når noen betaler både kontingent og diskplass i samme innbetaling.

Registrering av betalt kontingent må synkroniseres med medlemsdatabasen på et eller annet vis når denne blir brukbar. Foreløpig gjelder følgende: Livstidsmedlemskap noteres i filen `kasserer/livstidsmedlemskap` (i styret-endringslageret nevnt over).

Eventuelle utestående betalinger kan føres på en lånskonto, type accounts/payable. Her kan man føre opp hvor mye pvv skylder den enkelte, og hvilken utgiftskonto dette skal trekkes fra. Se forøvrig noen av de tidligere regnskapsfilene i `kasserer/regnskap` for nok eksempler til å forvirre de fleste.

Nye brukere og økt kvote

Når noen betaler medlemsavgift, må det sjekkes at de har brukerkonto. Når brukerdatabasen blir faset inn blir dette en smule lettere, men per i dag er den enkleste måten å kjøre `getent passwd | grep -i <brukernavn>` på en PVV-boks. Hvis intet kommer opp ved fornuftige søk må kanskje en ny bruker opprettes. For detaljer om dette, se Legge til bruker. For å opprette brukere per i dag trenger man enten å ha brukeren tilstede for å taste inn et fornuftig passord, eller i det minste et mobiltelefonnummer som man kan sende et autogenerert passord til.

Diskkvoter må også endres ved diskkjøp, se Redigere kvote.

Korttilgang

Per dags dato står det på innbetalingsblanketten for PVV en rubrikk der man kan oppgi kortnummer. Dette er tenkt faset ut, og vanlig prosedyre per i dag er at korttilgangsforespørsler skal skje via epost til styret. På den måten minimeres antallet inaktive medlemmer som har korttilgang til sentralbygget.

Budsjett

Budsjettet for innestående år skal ligge i `kasserer/budsjett` på styrereposet. Pass på at du ikke overstiger de beløpene som er satt der uten et styrevedtak. (TODO: hvordan lage nytt budsjett)