Styremøte/2021-10-11-krise

From Programvareverkstedet
Jump to navigation Jump to search

Innkalling til krisemøte 11.10.21

Innkalt

Innkalte Til stede
alekskn
amalieem X
andrph X
bjornoka X
felixalb X
oysteikt X
eirikwit X
richarah X
thomawt
  • torsteno tilstede, men ikke innkalt

Søknaden til IDI

  • Amalieem har tatt kontakt med IDI som sier vi fortsatt kan få pengene. Vi må fakturere
    • amalieem må finne ut hvordan hun fakturerer
    • eirikwit sender alle papirer han har på det
    • så lenge vi fakturerer får vi pengene
  • Er pengene øremerket fadderperiode eller er de for hele året?
    • Informasjonen om fakturering sier “Alkoholfri immatrikulering”
    • Hva sa original søknad?

Donasjon Sintef

  • Budsjettforslaget nevner donasjon fra Sintef, har ikke fått høre noe om det.
    • Dette er kursene til Peder, han donerte pengene han fikk for dette til PVV
  • Hva gjelder dette budsjettet?
  • Er det søkt for?
    • Nei, da det er kompensasjon for Peder sine kurs

Regnskap

  • Fadderuke har kun totalsummer + mangler plakatutgiftene
    • Ja, bare totalsummer da dette er ført som totalsumbilag
  • “Trivsel og Arr.” sier lite om hva pengene ble brukt til
    • Dette er også ført som totalsumbilag
  • Samme gjelder “Diverse”
    • Også totalsumbilag
  • Hva har Snacks blitt kjøpt inn til? Var det f.eks. under fadderuke?
    • Muligens var dette for snacks til animekveld under fadderuken
    • Det bør sjekkes hva dette faktisk var og om det skal egentlig være under fadderuken
  • Skal D&D stå under fadderuke?
    • Har fortstått det som at det ble fritidsaktivitet, og figurene ble så brukt til fadderuke etterpå.
      • Figurene skal føres under fadderuken, ja
      • PVV har også betalt for miniatyrmaling som derfor nå er PVV-eie og maling av figurer er nå en PVV-aktivitet.
  • Datoer og bilagsreferanser er veldig mye lettere å se etter enn summer.
    • GnuCash støtter datoer og bilagsreferanser og er å foretrekke over MS Excel
  • Alle plakater burde flyttes til “Fadderuke” eller “Kurs og PR”

Føringsmetode for inntekt + utgift

  • Forslag om at inntekt og utgift skal føres separat framfor totalsum
  • Forslag om at inntekt skal føres som separate summer tilsvarende bilag framfor totale summer
    • Dette kommer naturlig med GnuCash
  • Gjerne mer detaljer rundt bilag
    • Dette er også mulig i GnuCash
    • andrph foreslår et bilagsskjema som skal fylles ut og festes i kvitteringen
      • skjema inneholder dato, formål, sum og andre punkter
      • skjema skal legges i nærhten av postkassen
  • På plakater er det kanskje lurt å skrive til hva? F.eks. Kurs, fadderuke, generell reklame, etc.

Gå gjennom kategorisering litt mer detaljert og lage et skjema for hva som går hvor.

  • Dette skjemaet kan oppdateres dersom det kommer opp flere problemer/usikkerheter etter hvert
  • Kategorier er:
    • Inntekter
      • Disk
        • alle penger som kommer inn for kjøp av diskplass, 32 kr pr GiB
      • Donasjoner
        • støtte fra IDI
        • støtte fra institutter og andre organisasjoner
        • IKKE: kontanter i postkassen
        • donasjoner fra medlemmer
        • midler fra bedrifter dersom vi arrangerer bedpres eller annet
      • Medlemskap
        • medlemskontingent
        • 42 kr betalinger for medlemsskap godkjennes til tross for at det mangler 8 kr
      • Pant
        • pantepenger
      • Renter
        • bankrenter
      • Annet
        • løse kontanter i postkassen
        • mystiske inntekter som finnes og eksisterer
        • IKKE: mystiske inntekter som retter opp i differanser i regnskapet
    • Utgifter
      • Abonnementer
        • vi hadde Lunsj og Pondus, men ikke lenger
        • spillabonnementer hadde vært ført her hvis vi hadde hatt dem
      • Bøker
        • andrph sier: bøker er bøker
        • eirikwit sier: bøker er ikke bare bøker
        • torsteno sier: D&D 5th ed. ble kjøpt til PVV og ført under bøker, kunne dog vært ført på trivsel
        • faglitteratur er godkjent
        • andre bøker vurderes av styret i hvert tilfelle
      • Daglig drift
        • PVV kjøper ikke inn te (hvertfall ikke god te)
        • PVV har tidligere kjøpt kaffe, spesielt til stand
        • PVV kjøper som hovedregel heller ikke kaffe (som for te; pvv kjøper ikke god kaffe)
        • Et selling point har vært “vi har kaffe”, men vi har ikke benyttet oss av dette i det siste
        • lol, te og kaffe er ikke daglig drift, det er trivsel :3
        • ting til kjøkken og vask/oppvask
        • tavletusjer, kopper, tallerker, bestikk er daglig drift
      • Fadderuke
        • alt som er relatert til fadderuken skal føres her
        • fadderuke-plakater, fadder-ukepizza, fadderuke-annet
      • Gebyr
        • bankgebyrer (de er useriøst store)
        • alle øvrige gebyrer også, hva enn dette måtte være
      • Hardware
        • harde varer, drift ting, posten brukes primært av drift
        • eirikwit foreslår: endre til et sinkfund slik at tidligere midler overføres
          • dette tar hensyn til nødvendige oppgraderinger som ikke skjer årlig og derfor er ordentlig dyre
        • andrph sier: drift får det de spør om, selv om det kanskje sprenger budsjett
          • for: er det nødvendig, så er det nødvendig
      • Trivsel & Arrangementer
        • sære enkeltstående innkjøp for å booste trivsel
        • te og/eller kaffe dersom vi skaffe (se: feilførte punkter under daglig drift)
        • hackekveld er arrangement
        • brettspillkveld er arrangement
        • enkeltstående hendelser og festivitas er også arrangementer
      • Kurs og PR
        • buttons og pins
        • PVV sin jobb å printe flyers og plakater
          • medlemmer som bruker personlig printerkvote på dette kan spørre om refusjon
        • reklame for hacke-/brettspillkveld er PR
      • Annet
        • ukjente utgifter
        • ikke-kategoriserbare utgifter (patologiske utgifter)
        • engangsutgifter som ikke passer under øvrige kategorier
      • andrph foreslår: opprettelse av en egen post for uforutsette utgifter

Bilagsskjema og konvolutter

  • Forslag om å lage bilagsskjema som skal fylles ut og kvittering festes på dette. Disse kan printes ut og ligge ved postkassen.
    • torsteno og amalieem skal se på utforming av bilagsskjema
    • eirikwit opplyser om at vi tildligere har hatt et skjema
  • Forslag om å ha konvolutter ved postkassen til kontant ved f.eks. medlemskap, bilag etc. På konvolutten skrives aktuell informasjon.
    • Godt forslag, dette må skaffes

Øvrige punkter

  • amalieem skulle fått fullmakt og kodebrikke for innlogging i bank
    • dette har ikke skjedd, Thomas skulle fikset
    • amalieem tar kontakt med Thomas
  • det planlegges innføring i GnuCash
    • maks tre personer, ellers blir det rot
    • første: eirikwit kan GnuCash
    • andre: richarah har oversikt over tidligere regnskap
    • backup/tredje: torsteno, andrph og/eller amalieem
  • andrph foreslår: parallellrevidering slik det egentlig skal gjøres